O Canal de Denúncias disponibiliza às organizações uma forma segura e organizada de receber, acompanhar e tratar comunicações relacionadas com possíveis infrações ou irregularidades.

Através de uma plataforma centralizada, é possível gerir todo o processo de denúncia, desde a submissão inicial até ao respetivo acompanhamento, reunindo num único espaço responsáveis, comunicações, documentos, prazos e histórico.

A solução foi desenvolvida para facilitar a utilização por quem denuncia e, simultaneamente, proporcionar aos responsáveis internos as ferramentas necessárias para uma gestão mais segura, confidencial e controlada.

Principais Funcionalidades do Canal de Denúncias

• Denúncias anónimas ou identificadas: permita ao denunciante escolher a forma como pretende comunicar a situação.
• Submissão simples e intuitiva: disponibilize um processo acessível para registar a ocorrência e adicionar informação relevante.
• Gestão centralizada: concentre todas as denúncias recebidas numa única plataforma.
• Estados do processo: acompanhe facilmente a fase de tratamento de cada denúncia.
• Atribuição de responsáveis: encaminhe os processos para os utilizadores autorizados ao respetivo tratamento.
• Comunicação confidencial: mantenha a troca de informação com o denunciante de forma protegida.
• Acessos e permissões: limite a consulta de informação sensível aos utilizadores autorizados.
• Controlo de prazos: acompanhe datas e ações importantes relacionadas com cada processo.
• Documentos e anexos: mantenha toda a informação complementar associada à respetiva denúncia.
• Histórico e rastreabilidade: consulte as ações realizadas durante todo o processo.
• Pesquisa e filtros: localize rapidamente denúncias através de diferentes critérios.
• Relatórios e indicadores: obtenha uma visão organizada da atividade do canal.

Gestão de Denúncias

A gestão de uma denúncia envolve diferentes etapas e intervenientes. Por isso, é importante que toda a informação permaneça organizada e acessível às pessoas responsáveis pelo respetivo tratamento.

O Canal de Denúncias permite acompanhar cada processo de forma centralizada, consultar o respetivo estado, atribuir responsáveis, reunir documentação e manter um histórico das ações realizadas.

Desta forma, a organização consegue acompanhar cada denúncia com maior eficiência, organização e controlo, evitando a dispersão de informação por diferentes ferramentas.

Acompanhamento e Comunicação

Depois da submissão, o acompanhamento é uma parte essencial do processo.

A solução permite manter uma comunicação protegida com o denunciante e acompanhar a evolução da denúncia sem comprometer a confidencialidade da informação.

Esta comunicação facilita a obtenção de informação adicional quando necessária e permite manter o processo organizado ao longo das diferentes fases do tratamento.

Segurança e Confidencialidade

As denúncias podem conter informação sensível, pelo que o respetivo acesso deve ficar limitado às pessoas responsáveis pelo tratamento dos processos.

A plataforma permite definir utilizadores, responsabilidades e níveis de acesso, ajudando a proteger a identidade do denunciante e a informação relacionada com cada denúncia.

O registo das ações realizadas contribui ainda para uma maior rastreabilidade e controlo sobre a evolução dos processos.

Controlo de Prazos

O Canal de Denúncias facilita o acompanhamento dos prazos e das ações associadas a cada processo, permitindo identificar as denúncias que necessitam de análise ou intervenção.

No caso das denúncias internas, a Lei n.º 93/2021 estabelece, em termos gerais, a notificação da receção da denúncia no prazo de 7 dias e a comunicação das medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia no prazo máximo de 3 meses, sem prejuízo das situações legalmente previstas.

Quem Deve Dispor de um Canal de Denúncias?

A Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, estabelece o Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações e regula, entre outras matérias, os canais de denúncia interna.

Em termos gerais, as pessoas coletivas que empreguem 50 ou mais trabalhadores devem dispor de um canal de denúncia interna. Existem, contudo, outras entidades e situações abrangidas independentemente do número de trabalhadores, pelo que o enquadramento concreto deve ser analisado de acordo com a legislação aplicável.

Porquê Utilizar uma Plataforma de Canal de Denúncias?

A utilização de uma solução especificamente preparada para este processo permite substituir métodos dispersos por uma gestão mais estruturada.

Com uma única plataforma, a organização consegue centralizar denúncias, responsáveis, comunicações, documentos e histórico, controlar os acessos à informação e acompanhar de forma mais eficiente cada processo.

Para quem denuncia, significa dispor de um meio estruturado e confidencial de comunicação. Para a organização, representa maior organização, rastreabilidade e controlo no tratamento das denúncias.